DATENSCHUTZHINWEISE FÜR LIEFERANTEN
Wir freuen uns über die Zusammenarbeit mit Ihnen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Nachfolgend informieren wir Sie darüber, wie wir personenbezogene Daten von Lieferanten, Dienstleistern und deren Ansprechpartnern im Rahmen der Geschäftsbeziehung verarbeiten.
Diese Datenschutzhinweise gelten ergänzend zu unserer allgemeinen Datenschutzerklärung, die Sie über unsere Website abrufen können und die weiteren Informationen zur Verarbeitung personenbezogener Daten enthält.
Zuletzt aktualisiert: 10.06.2026
1. GEMEINSAME VERANTWORTLICHKEIT FÜR DIE DATENVERARBEITUNG und die Verarbeitung im Auftrag
Im Rahmen der konzerninternen Organisation kann der Einkauf eine zentrale Servicefunktion für die verbundenen Gesellschaften übernehmen. Der Einkauf kann Beschaffungsprozesse (z. B. Angebotsanfragen, Bestellungen und Lieferantenkommunikation) teilweise im Auftrag oder im berechtigten Interesse anderer Konzerngesellschaften durchführen.
In diesem Zusammenhang kann es erforderlich sein, dass Lieferanten- sowie Kontakt- und Kommunikationsdaten zwischen den beteiligten Gesellschaften innerhalb der Unternehmensgruppe ausgetauscht und genutzt werden, soweit dies für die Anbahnung, Durchführung und Abwicklung von Beschaffungsvorgängen erforderlich ist.
Personenbezogene Daten von Lieferanten sowie deren Ansprechpartnern können – abhängig von der jeweiligen organisatorischen Zuständigkeit – von allen genannten Gesellschaften verarbeitet werden, soweit dies zur Begründung, Durchführung und Abwicklung der Geschäftsbeziehung erforderlich ist.
Je nach konkreter Ausgestaltung der Zusammenarbeit erfolgt die Verarbeitung personenbezogener Daten entweder im Rahmen einer gemeinsamen Verantwortlichkeit gemäß Art. 26 DSGVO oder – sofern eine Verarbeitung im Auftrag vorliegt – auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsverhältnisses nach Art. 28 DSGVO zwischen den folgenden Gesellschaften:
- der H2APEX Energy GmbH
- der HydroExceed GmbH
- der AKROS Energy GmbH
In beiden Fällen wird durch entsprechende vertragliche Vereinbarungen sowie technische und organisatorische Maßnahmen sichergestellt, dass der Schutz personenbezogener Daten und die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Anforderungen gewährleistet sind.
Die wesentlichen Inhalte der Vereinbarung über die gemeinsame Verantwortlichkeit im Sinne des Art. 26 DSGVO oder – sofern einschlägig – der Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO stellen wir Ihnen auf Anfrage gerne zur Verfügung.
Kontaktdaten der gemeinsam Verantwortlichen:
H2APEX Energy GmbH
Hans-Adam-Allee 1, 18299 Rostock-Laage
E-Mail: klicken Sie hier
HydroExceed GmbH
Hans-Adam-Allee 1, 18299 Rostock-Laage
E-Mail: klicken Sie hier
AKROS Energy GmbH
Hans-Adam-Allee 1, 18299 Rostock-Laage
E-Mail: klicken Sie hier
2. KONTAKTDATEN DES DATENSCHUTZBEAUFTRAGTEN
Hans-Adam-Allee 1
18299 Rostock-Laage
Telefon: +49 381 799902-313
E-Mail: klicken Sie hier
3. ART DER VERARBEITETEN DATEN UND ZWECKE DER VERARBEITUNG
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die wir im Rahmen der Anbahnung, Durchführung und Beendigung der Geschäftsbeziehung mit Lieferanten erhalten.
Im Rahmen der Zusammenarbeit mit Lieferanten verarbeiten wir insbesondere folgende personenbezogene Daten der zuständigen Ansprechpartner:
- Name und Vorname
- E-Mail-Adresse
- Position im Unternehmen
- Telefonnummer
- Anrede
- Mobilnummer
- Korrespondenz- und
- Kommunikationsinhalte (z. B. E-Mails)
Die Verarbeitung erfolgt insbesondere zu folgenden Zwecken:
- Korrespondenz und Kommunikation mit Lieferanten, einschließlich Ansprechpartnern bei Lieferanten, Dienstleistern und Subunternehmern
- Anbahnung, Veranlassung und Abwicklung von Bestellungen jeglicher Art,
einschließlich Angebotsanfragen, Angebotsprüfung, Beauftragung, Lieferung und Abrechnung - Vertragsmanagement, insbesondere Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Vertragsunterlagen, Angeboten, Vereinbarungen und sonstigen geschäftsbezogenen Dokumenten
- Verwaltung und Erstellung von Empfangs‑ und Übergabedokumenten, insbesondere
Abnahme‑ und Übergabeprotokolle, Liefer‑ und Leistungsnachweise - Verarbeitung von Kontaktdaten, insbesondere Kontaktdaten von Ansprechpartnern bei Lieferanten, Kontaktlisten von Fahrern, soweit diese für Liefer‑, Abhol‑ oder Übergabeprozesse erforderlich sind
- Anlage, Pflege und Verwaltung von Lieferanten‑ und Kontaktdaten im ERP‑System,
einschließlich Stammdatenverwaltung, Bestell‑ und Abrechnungsprozessen - Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen, insbesondere handels‑, steuer‑ und aufbewahrungsrechtlicher Vorgaben
- Organisation und Absicherung interner Geschäftsprozesse, einschließlich Dokumentations‑, Nachweis‑ und Kontrollpflichten
- Bewertung und Entwicklung von Lieferanten (z. B. Qualität, Termintreue, Leistung)
- Bonitätsprüfung von Lieferanten, insbesondere zur Bewertung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, zur Risikobewertung sowie zur Entscheidung über den Abschluss, die Durchführung oder Fortsetzung von Geschäftsbeziehungen
- Durchführung von Compliance-Prüfungen, Audits sowie internen und externen Kontrollen
- Risikobewertung und -überwachung im Rahmen des Lieferantenmanagements
4. RECHTSGRUNDLAGEN DER VERARBEITUNG
Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf folgenden Rechtsgrundlagen:
- Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung eines Vertrags oder Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen)
- Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigte Interessen, z. B. effiziente Geschäftsabwicklung, interne Organisation, Dokumentation)
5. QUELLEN DER DATEN
Wir verarbeiten personenbezogene Daten, die uns von Ihnen selbst zur Verfügung gestellt werden, oder im Rahmen der Geschäftsbeziehung entstehen (z. B. im Zuge von Bestellungen, Lieferungen oder Abnahmen).
6. EMPFÄNGER DER DATEN
Personenbezogene Daten werden innerhalb unseres Unternehmens nur an diejenigen Stellen weitergegeben, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen.
Darüber hinaus können Daten übermittelt werden an:
- mit uns verbundene Unternehmen,
- externe Dienstleister (Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO), z. B. IT‑Dienstleister, ERP‑Systemanbieter,
- Behörden und öffentliche Stellen, sofern eine gesetzliche Verpflichtung besteht.
7. ÜBERMITTLUNG IN EIN DRITTLAND
Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union / des Europäischen Wirtschaftsraums ist grundsätzlich nicht beabsichtigt.
Soweit eine solche Übermittlung im Einzelfall erfolgt, geschieht dies unter Einhaltung der Vorgaben der Art. 44 ff. DSGVO (z. B. Standardvertragsklauseln).
8. DAUER DER DATENSPEICHERUNG
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der gesetzlichen Fristen werden die Daten gelöscht.
9. RECHTE DER BETROFFENEN PERSONEN
Sie haben das Recht auf:
- Auskunft (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Zudem besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).
10. ERFORDERLICHKEIT DER BEREITSTELLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist für die Durchführung der Geschäftsbeziehung erforderlich. Ohne diese Daten ist eine ordnungsgemäße Abwicklung von Bestellungen und Verträgen nicht möglich.
11. AUTOMATISIERTE ENTSCHEIDUNGSFINDUNG
Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne des Art. 22 DSGVO findet nicht statt.
12. ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZHINWEISE
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzhinweise bei Bedarf anzupassen, um sie an geänderte rechtliche oder organisatorische Anforderungen anzupassen.